Scritture di Assestamento
La funzione di generazione delle scritture di assestamento consente di generare in modo automatico i movimenti contabili da riportare in primanota nel rispetto del principio della competenza contabile.
Tali scritture possono riguarda un intero esercizio contabile (scritture di fine anno) oppure una parte di esso, partendo comunque dalla data di inizio esercizio (es: primo trimestre, primi due trimestri, primi tre trimestri oppure intero anno).
Nella fattispecie si tratterà di registrazioni di primanota relative a:
s Fatture da emettere
s Fatture da ricevere
s Ratei e Risconti
s Rimanenze di magazzino
s Ammortamenti Cespiti
Le scritture di assestamento vengono generate sempre in status provvisorio e sono legate ad un determinato “piano” di generazione delle stesse. Richiamando questo “piano” dall’apposito archivio e procedendo alla sua cancellazione, si otterrà anche l’eliminazione delle registrazioni in status provvisorio.
Ogni “piano” di generazione delle scritture di assestamento può essere relativo ad una o più delle tipologie previste (ad es: solo ratei e risconti, solo fatture da emettere/ricevere, tutte le tipologie, ecc. ecc.). Ai fini della generazione di ratei e risconti è possibile tener conto anche dei movimenti in status provvisorio (sui quali siano state definite delle date di competenza per conti appartenenti alla sezione dei costi o dei ricavi).
Il programma può generare una sola registrazione contabile per ogni tipologia di scrittura di assestamento (abilitando l’apposito check disponibile sulla maschera di gestione) oppure, nel caso di ratei/risconti e di fatture da emettere/ricevere, più registrazioni contabili. In quest’ultimo caso, se non viene definita una descrizione comune per tutte le scritture di assestamento, il programma riporterà automaticamente nel campo Note della primanota i riferimenti al documento che ha dato origine a tali registrazioni. La descrizione di primanota è già visibile dal dettaglio delle registrazioni contabili generate in modo automatico dall’apposita gestione.
Le registrazioni contabili generate automaticamente sono evidenziate nell’elenco della primanota (con sfondo rosso su numero registrazione, in quanto provvisorie) e, nei dati di testata, da una specifica dicitura (Assestamento).
Le scritture di assestamento possono essere generate “n” volte anche per lo stesso periodo/esercizio contabile. Sarà cura dell’utente verificare se le scritture di assestamento sono già state effettuate o meno.
Comunque le registrazioni vengono generate in status provvisorio ed è possibile ottenerne la cancellazione in modo automatico eliminando il “piano” di generazione delle stesse, sempre che nessuna delle scritture di assestamento relative a tale piano sia stata nel frattempo confermata. In tal caso si può riportare a provvisorio lo status delle registrazioni confermate, oppure si può procedere alla loro cancellazione manualmente.
Contropartite e Causali Contabili
Ai fini della generazione è necessario predisporre opportunamente alcuni parametri e alcune causali contabili. Le contropartite da utilizzare per la generazione delle scritture di assestamento devono essere specificate nell’archivio Contropartite di Assestamento (menu Archivi – Contropartite e Parametri – Contropartite di Assestamento).
Nello stesso archivio devono essere specificate le causali contabili da utilizzare per ogni tipologia di scrittura di assestamento. Le causali contabili selezionabili (anche quelle di storno, eccetto quella per “storno fine esercizio” da utilizzare per il giroconto d’apertura dei risconti) sono quelle identificate da un apposito check “Assestamento”.
Per quanto concerne le causali contabili, è possibile definire sia quelle da utilizzare per le scritture di assestamento vere e proprie (per ogni tipologia) sia quelle per lo storno delle stesse. Le registrazioni contabili di storno delle scritture di assestamento sono facoltative: è possibile generarle automaticamente quando si generano scritture di assestamento per un periodo non coincidente con l’esercizio contabile. Ad esempio, nel caso di analisi di periodi trimestrali, può essere utile generare le scritture di assestamento a fine trimestre e registrare contestualmente la registrazione di storno delle stesse all’inizio del trimestre successivo. In questo modo è possibile effettuare analisi dei dati contabili tenendo conto dei reali costi/ricavi di competenza di un determinato periodo e contestualmente avere una situazione coerente in un’ottica di intero esercizio contabile.
Solo per la tipologia “Fatture da Ricevere” è possibile attivare il check “rilevazione indetraibilità IVA”. Questo consente di rilevare nella scrittura di assestamento delle fatture da ricevere anche la parte di IVA indetraibile come costo di periodo.
In tema di scritture di assestamento relative alla chiusura di un esercizio contabile rimarchiamo che:
s è possibile ottenere automaticamente le registrazioni contabili di storno delle scritture di assestamento solo per la tipologia Risconti (attivando un apposito check, se il periodo di riferimento è l’intero esercizio contabile). La causale utilizzata è quella definita tra le contropartite nel campo “Stor. Per Fine Eser.” (non deve trattarsi di causale di tipo “assestamento”);
s Le scritture di storno per fatture da emettere e da ricevere non possono essere effettuate automaticamente perché lo storno deve avvenire al momento della registrazione/contabilizzazione della fattura di riferimento (in caso di contabilizzazione dei documenti, è quindi necessario un intervento manuale da parte dell’utente);
s Le scritture di storno dei ratei rilevati a fine esercizio devono essere effettuate manualmente;
s Le scritture di storno dei conti patrimoniali relativi alle rimanenze di magazzino dovranno essere effettuate manualmente.
Generazione Scritture di Assestamento
La funzione di generazione automatica delle scritture di assestamento è disponibile nel menu di Contabilità Generale tra le Operazioni Annuali e consta di un archivio nel quale viene memorizzato ogni “piano” di generazione di questa tipologia di movimenti contabili.
Per ogni elaborazione effettuata (contraddistinta da un numero progressivo), è disponibile il dettaglio dei movimenti generati richiamabili mediante zoom di selezione.
2 Numero elaborazione
Progressivo delle generazioni scritture di assestamento già eseguite
2 Data registrazione
Rappresenta la data di registrazione delle scritture di assestamento (generate o da generare).
2 Periodo – da data a data
Questi campi consentono di definire il periodo di riferimento. Il primo (da data) non è editabile ed è fissato da programma con la data di inizio esercizio sul quale si è posizionati. Il secondo (a data) rappresenta la fine del periodo di riferimento: può essere la fine dell’esercizio oppure una data inferiore se si intendono effettuare analisi di periodo.
Queste date ovviamente influenzano la generazione e i valori delle varie tipologie di scritture di assestamento descritte in seguito (ad esempio, competenza contabile e quindi valori di ratei e risconti, accantonamenti, ecc. ecc.).
2 Documento numero, del
In questi campi è possibile specificare numero e data documento delle scritture di assestamento che si devono generare.
2 Descrizione
In questo campo può essere definita la descrizione delle registrazioni contabili da generare. Se non viene definita questa descrizione comune per tutte le scritture di assestamento, vengono riportati i riferimenti ai documenti di origine per Fatture da emettere/ricevere e per Ratei/Risconti.
R Apertura Risconti/Scritture di Storno e Data registrazione
L’abilitazione di questo check consente di generare automaticamente le registrazioni di storno delle scritture di assestamento (operazioni di segno contrario). Se vengono generate le scritture di storno, è necessario definire anche la data di registrazione delle stesse: la data dovrà ricadere necessariamente nel periodo successivo rispetto a quello di riferimento (viene proposto il giorno successivo rispetto alla fine del periodo di riferimento).
Se il periodo di riferimento è l’intero esercizio contabile, le scritture di storno potranno essere effettuate automaticamente solo per i risconti (il check in tal caso assume la denominazione “Apertura Risconti”). Se il periodo di riferimento è inferiore all’esercizio contabile, potranno essere generate scritture di storno per ogni tipologia di scrittura di assestamento (il check in tal caso assume la denominazione “Scritture di Storno”).
Tipologie Scritture da Generare
In questa parte vengono analizzate le varie tipologie di scritture di assestamento che è possibile generare in modo automatico. In base all’attivazione o meno dei checks presenti in questa sezione è possibile definire quale tipologia di registrazione si intende generare e con quali modalità.
R Fatture da Emettere (prerequisito: modulo Vendite)
I movimenti contabili di tipologia “fatture da emettere” hanno lo scopo di inserire in contabilità i ricavi di competenza del periodo/esercizio considerato. Si tratta di registrazioni contabili che non movimentano la primanota IVA. Se si effettuano le registrazioni di fine anno (anziché quelle di un determinato periodo), tali registrazioni dovranno essere stornate manualmente nel momento in cui effettivamente si emette la fattura. In caso contrario (ad esempio scritture di assestamento relative ad un determinato trimestre) il programma potrà generare automaticamente le registrazioni contabili di storno nel periodo successivo rispetto a quello di riferimento.
Per la generazione di questi movimenti vengono presi in considerazione tutti i Documenti di Trasporto da evadere (con causale di tipo Fattura da Emettere/Ricevere), con data documento (o competenza contabile) all’interno del periodo di riferimento e quelli evasi da fattura non contabilizzata oppure contabilizzata dopo la fine di tale periodo. Ai fini della determinazione del valore da imputare sulla contropartita di ricavo il programma tiene conto delle date di competenza eventualmente inserite nei dati di riga del documento di trasporto.
Anche i documenti di trasporto di tipo “Storno Fat. da Eme/Ric” determinano la generazione di scritture di assestamento, ma di segno contrario: nella fattispecie si tratterà di resi da cliente per i quali verrà emessa od è stata emessa Nota di Credito in un periodo successivo.
Solo sulla tipologia Documenti di Trasporto è possibile definire il comportamento in merito alla generazione o meno delle scritture di assestamento.
Se in fase di generazione delle scritture di assestamento non si abilita il check per il raggruppamento delle scritture, viene generata una registrazione contabile per ogni documento (Documento di trasporto o Fattura) con campo note precompilato e riportante i riferimenti del documento stesso (a meno che l’utente non specifichi una nota descrittiva comune per tutte le scritture di assestamento).
Se un documento di trasporto risulta parzialmente evaso da fattura non contabilizzata, il programma genera due registrazioni contabili distinte (se non si è optato per un raggruppamento automatico delle scritture di assestamento), una relativa alle righe del documento di trasporto da evadere e una relativa a quelle già evase (nelle note di quest’ultima registrazione vengono riportati i riferimenti della fattura).
Le contropartite utilizzate per la registrazione contabile sono quelle definite nei parametri nei campi “Fatture da Emettere” e “Iva a Debito”.
Effettuando un’analisi di periodo (ad esempio del primo trimestre di un esercizio) è possibile ottenere la registrazione in contabilità sia delle scritture di assestamento, sia delle registrazioni di storno delle stesse (con data registrazione pari all’inizio del periodo successivo).
Se si tratta di scritture di assestamento di fine esercizio, in quello successivo si dovrà provvedere allo storno manuale dei conti patrimoniali movimentati.
ESEMPIO:
In data 13/12/n inserito documento di trasporto di vendita (fatturato nell’esercizio successivo): un solo articolo con valore fiscale di € 1.000 (IVA 20%).
Generate scritture di assestamento al 31/12/n per la tipologia fatture da emettere:
FATTURE DA EMETTERE 1.200
IVA VEND 200
VEN SW ITA 1.000
Dopo l’apertura dei conti dell’esercizio n+1, tra gli altri, figurano i seguenti SALDI:
FATTURE DA EMETTERE 1.200
IVA VEND 200
In data 10/01/n+1 si registra in primanota la fattura (come contropartita di ricavo si deve utilizzare il conto “FATTURA DA EMETTERE” visto che si tratta di ricavi di competenza del periodo precedente):
CLIENTE 1.200
IVA VEND 200
FATTURE DA EMETTERE 1.000
Poiché il conto “IVA VEND” è già stato movimentato nell’anno “n” e il conto “FATTURE DA EMETTERE” risulta ancora aperto per € 200, è necessario effettuare un movimento di giroconto.
IVA VEND 200
FATTURE DA EMETTERE 200
R Fatture da Ricevere (prerequisito: modulo Acquisti)
I movimenti contabili di tipologia “fatture da ricevere” hanno lo scopo di inserire in contabilità i costi di competenza del periodo/esercizio considerato. Si tratta di registrazioni contabili che non movimentano la primanota IVA. Se si effettuano le registrazioni di fine anno (anziché quelle di un determinato periodo), tali registrazioni dovranno essere stornate manualmente nel momento in cui effettivamente si riceve la fattura. In caso contrario (ad esempio scritture di assestamento relative ad un determinato trimestre) il programma potrà generare automaticamente le registrazioni contabili di storno nel periodo successivo rispetto a quello di riferimento.
Per la generazione di questi movimenti vengono presi in considerazione tutti i Documenti di Trasporto da evadere (con causale di tipo Fattura da Emettere/Ricevere), con data documento (o competenza contabile) all’interno del periodo di riferimento e quelli evasi da fattura non contabilizzata oppure contabilizzata dopo la fine di tale periodo. Ai fini della determinazione del valore da imputare sulla contropartita di costo il programma tiene conto delle date di competenza eventualmente inserite nei dati di riga del documento di trasporto.
Anche i documenti di trasporto di tipo “Storno Fat. da Eme/Ric” determinano la generazione di scritture di assestamento, ma di segno contrario: nella fattispecie si tratterà di resi a fornitore per i quali sarà ricevuta od è stata ricevuta Nota di Credito in un periodo successivo.
Solo sulla tipologia Documenti di Trasporto è possibile definire il comportamento in merito alla generazione o meno delle scritture di assestamento.
Se in fase di generazione delle scritture di assestamento non si abilita il check per il raggruppamento delle scritture, viene generata una registrazione contabile per ogni documento (Documento di trasporto o Fattura) con campo note precompilato (a meno che l’utente non specifichi una nota descrittiva comune per tutte le scritture di assestamento).
Se un documento di trasporto risulta parzialmente evaso da fattura non contabilizzata, il programma genera due registrazioni contabili distinte (se non si è optato per un raggruppamento automatico delle scritture di assestamento), una relativa alle righe del documento di trasporto da evadere e una relativa a quelle già evase (nelle note di quest’ultima registrazione vengono riportati i riferimenti della fattura).
La contropartita utilizzata per la registrazione contabile è quella definita nei parametri nel campo “Fatture da Ricevere”. A differenza della tipologia “fatture da emettere”, la registrazione contabile non movimenta nessun conto IVA.
Tramite l’apposito check in contropartite e parametri (Rilevazione IVA Indetraibile) è possibile tener conto del costo di competenza del periodo di riferimento determinato da operazioni di acquisto assoggettate ad IVA parzialmente o totalmente indetraibile (la contropartita utilizzata per tale costo è quella specificata nei dati di riga del documento).
Effettuando un’analisi di periodo (ad esempio del primo trimestre di un esercizio) è possibile ottenere la registrazione in contabilità sia delle scritture di assestamento, sia delle registrazioni di storno delle stesse (con data registrazione pari all’inizio del periodo successivo).
Se si tratta di scritture di assestamento di fine esercizio, in quello successivo si dovrà provvedere allo storno manuale del conto patrimoniale movimentato.
ESEMPIO:
In data 16/12/n registrato documento di trasporto di acquisto (da fatturare o fatturato nell’esercizio successivo): un solo articolo con valore fiscale di € 1.000 (IVA 20% indetraibile al 50%).
Generate scritture di assestamento al 31/12/n per la tipologia fatture da ricevere (check attivo su “Rilevazione IVA indetraibile” in contropartite e parametri):
ACQ SW 1.000
IVA IND 100
FATTURE DA RICEVERE 1.100
Dopo l’apertura dei conti dell’esercizio n+1, tra gli altri, figura il seguente SALDI:
FATTURE DA RICEVERE 1.100
In data 18/01/n+1 si registra in primanota la fattura (come contropartita di ricavo si deve utilizzare il conto “FATTURA DA RICEVERE” visto che si tratta di costi di competenza del periodo precedente):
FORNITORE 1.200
IVA ACQ 100
FATTURE DA RICEVERE 1.100
Non c’è bisogno di ulteriori operazioni contabili visto che il conto “FATTURA DA RICEVERE” risulta chiuso con la registrazione della fattura.
R Ratei e Risconti
I ratei rappresentano quote di uscite/entrate future che misurano costi/ricavi già maturati ma non ancora liquidati perché la manifestazione finanziaria avverrà od è avvenuta nel periodo successivo a quello di riferimento (intero esercizio contabile o parte di esso). In quanto tali, partecipano alla determinazione del risultato economico del periodo considerato.
I risconti rappresentano quote di costi/ricavi non ancora maturate ma che hanno già avuto la loro manifestazione finanziaria (ad esempio all’interno dell’esercizio contabile o di parte di esso). Si tratta di costi/ricavi sospesi da rinviare al periodo successivo (non devono partecipare alla determinazione del risultato economico del periodo considerato).
Premesso questo, il programma provvederà alla registrazione di un rateo se la manifestazione finanziaria (ad esempio la registrazione di una fattura) è successiva alla fine del periodo di riferimento, ma la competenza del costo/ricavo ricade all’interno dello stesso (in tutto o in parte). Allo stesso modo, il programma provvederà alla registrazione di un risconto se la manifestazione finanziaria è già avvenuta, ma la competenza del costo/ricavo comprende un periodo esterno a quello considerato.
Ai fini della determinazione di ratei e risconti è necessario compilare in modo opportuno le date di competenza all’interno dei dati di riga (per conti appartenenti alla sezione dei Costi o dei Ricavi).
In base alle date di competenza e al periodo di analisi (ad esempio mese, trimestre, intero esercizio, ecc. ecc.), il programma genera le registrazioni contabili per ratei e risconti riportando nelle note delle registrazioni numero e data del documento di riferimento (sempre che l’utente non abbia definito una descrizione comune per tutte le scritture di assestamento e/o non abbia optato per un raggruppamento delle stesse).
Le registrazioni di storno per ratei e risconti possono essere generate automaticamente se il periodo di riferimento è inferiore all’esercizio contabile (mediante il check “Scritture di Storno”, che riguarda anche le altre tipologie di scritture di assestamento). In caso contrario, è possibile generare automaticamente le registrazioni di storno solo per la tipologia Risconti, abilitando l’apposito check “Apertura Risconti” che sarà visibile (al posto di “Scritture di Storno”) solo se il periodo di riferimento impostato dall’utente corrisponde all’esercizio contabile e solo se si attivano almeno le scritture di assestamento di tipologia “Ratei e Risconti”.
Per la rilevazione dei Ratei/Risconti è possibile tenere conto anche dei movimenti contabili in status provvisorio. Questa possibilità vale solo per questa tipologia di scritture di assestamento e non per le altre (Fatture da emettere/ricevere, Cespiti, Rimanenze).
In caso di scritture di assestamento di fine esercizio, se l’utente decide di generare automaticamente la registrazione contabile di giroconto per i risconti, la causale utilizzata dal programma non sarà quella di tipo “assestamento”, ma sarà di tipo normale (quella definita nei parametri nel campo “Storno per fine esercizio”). La registrazione viene comunque generata in status provvisorio.
R Rimanenze (prerequisito: modulo Magazzino)
Le registrazioni contabili relative alla rimanenze di magazzino sono di particolare importanza in quanto possono influenzare in modo rilevante il risultato economico di esercizio/periodo.
Le contropartite per la contabilizzazione delle scritture di assestamento relative alle rimanenze sono quelle indicate nell’archivio delle categorie omogenee (Archivi – Magazzino – Categorie Omogenee).
Al fine di una corretta valutazione dei ricavi di competenza dell’esercizio/periodo, è necessario che gli articoli di magazzino siano associati ad una determinata Categoria Omogenea e che per ciascuna di queste siano definiti opportunamente tali conti (campi obbligatori).
Per la generazione della registrazione contabile di assestamento è necessario prendere come riferimento un inventario (anche provvisorio) ed un determinato criterio di valorizzazione tra i seguenti:
s Costo Medio Ponderato Esercizio
s Costo Medio Ponderato Periodo
s Ultimo
s Ultimo Standard
s Fifo Continuo
s Lifo Continuo
s Lifo a Scatti
La registrazione di storno automatico della scrittura di assestamento relativa a rimanenze di magazzino è possibile solo se il periodo di riferimento è inferiore all’esercizio contabile. Se si tratta di scritture di fine esercizio, nell’esercizio successivo, dopo la registrazione contabile delle aperture sarà necessario effettuare manualmente la chiusura dei conti patrimoniali effettuando un giroconto a conti appartenenti alla sezione dei costi.
ESEMPIO:
In data 31/12/n rilevazione rimanenze finali movimentando in Avere un conto appartenente alla sezione dei ricavi.
PERIF 20.000
RIM FIN PER 20.000
Dopo l’apertura dei conti dell’esercizio n+1, tra gli altri, figura il seguente SALDO:
PERIF 20.000
Per chiudere questo conto patrimoniale è necessario effettuare una registrazione di giroconto movimentando in Dare un conto appartenente alla sezione dei Costi.
RIM INI PER 20.000
PERIF 20.000
R Cespiti (prerequisito: Modulo Cespiti)
La funzione di generazione automatica delle scritture di assestamento consente di portare in contabilità anche le registrazioni relative agli ammortamenti. Il valori da riportare sulla registrazione contabile vengono determinati in base a diversi elementi:
s importi sui movimenti generati da uno specifico piano di ammortamento (selezionato in fase di generazione delle scritture di assestamento);
s periodo di riferimento (intero esercizio o parte di esso);
s impostazioni della causale cespiti di accantonamento (in merito al modello contabile);
s Parametri cespiti (descrizioni associate ai codici utilizzati sul modello contabile: C01, C02, ecc. ecc.);
s Gruppi contabili (associazione conti a descrizioni definite nei parametri cespiti).
Il valore da riportare in primanota viene calcolato in proporzione al periodo di riferimento. Se vengono generate le scritture di assestamento per il primo trimestre dell’anno, i valori risultanti dai movimenti generati dal piano di ammortamento selezionato verranno proporzionati alla durata del primo trimestre.
Le contropartite utilizzate per la registrazione contabile sono le stesse che verrebbero utilizzate dalla funzione di contabilizzazione dei movimenti cespiti. Vengono considerati gli accantonamenti civili o fiscali a seconda dell’impostazione del modello contabile sulla causale cespiti.
Se l’utente utilizza la funzione di contabilizzazione movimenti cespiti per gli accantonamenti di fine anno, utilizzerà la funzione di generazione scritture di assestamento cespiti solo per effettuare delle simulazioni: questi movimenti di accantonamento saranno destinati ad essere eliminati.
ESEMPIO:
Se il piano di ammortamento selezionato in fase di generazione delle scritture di assestamento è annuale ed il periodo di riferimento è il primo trimestre dell’anno, a fronte di un ammortamento annuale di € 7.600, il programma effettua la seguente proporzione:
R Raggruppa Scritture
Questo check consente di generare una sola registrazione contabile (per ogni tipologia) di scrittura selezionata sulla gestione. Se non viene attivato, il numero di scritture di assestamento di tipologia Fatture da emettere/ricevere sarà proporzionale al numero di documenti di trasporto da evadere o evasi da fatture non contabilizzate e le rilevazioni di ratei/risconti saranno proporzionali al numero di registrazioni contabili con costi/ricavi di competenza a cavallo tra due periodi.
Per le registrazioni contabili relative a Rimanenze di magazzino e Cespiti la registrazione è comunque unica.
In caso di attivazione del check raggruppa scritture, il campo descrittivo delle registrazioni contabili non viene valorizzato se non viene definita una descrizione comune nel campo apposito sopra menzionato.
R Movimenti Provvisori
Questo check è attivabile solo se devono essere generate scritture di assestamento di tipologia Ratei e Risconti (e riguarda solo queste). Consente di considerare anche i movimenti in status provvisorio ai fini della generazione di ratei e risconti.
; Genera
Una volta impostati i parametri per la generazione delle scritture di assestamento, premendo questo bottone viene lanciata l’elaborazione. Se devono essere generate le scritture di assestamento per i cespiti, il programma richiederà l’indicazione di un determinato Piano di ammortamento (confermato, ossia che abbia generato dei movimenti cespite di accantonamento).
; Dettagli
Accedendo alla gestione in modalità di interrogazione, viene visualizzato il bottone dettagli che consente di accedere ad uno zoom di selezione di tutte le registrazioni contabili generate dal “piano” di generazione richiamato.
; Primanota
Il bottone primanota (o il doppio click del mouse) consente di richiamare la registrazione contabile in base alla riga sulla quale si è posizionati.
