La procedura permette la generazione automatica di scritture contabili di chiusura e apertura bilancio, nonché la contabilizzazione automatica dei documenti attivi e passivi, delle distinte bancarie di incasso/pagamento (inclusa la gestione delle contabilizzazione indiretta degli effetti), degli acconti emessi e ricevuti e delle movimentazioni legate ai cespiti ammortizzabili. Di particolare interesse anche la possibilità, in contabilità generale, di inserire movimenti da consolidare in un secondo momento, così da potersi adeguare alle varie esigenze aziendali.
La contabilità generale, riassunta principalmente nella gestione della primanota, può essere vista come arrivo per alcune gestioni (acquisti, vendite, cespiti, ecc.), e come partenza per altre (Iva, gestione partite/scadenze, schede contabili, bilancio e ritenute d’acconto).
Nel primo caso vengono demandate alla contabilità le funzioni di: controllo, rettifica, gestione delle operazioni di fine esercizio, controllo formale della quadratura, stampa bollati e adempimenti Iva; la responsabilità dei dati contabilizzati è quindi distribuita nei luoghi in cui i dati si formano.
Nel secondo vengono demandate alla contabilità tutte le funzioni, dal controllo sostanziale a quello formale, dalla gestione delle operazioni di fine esercizio alla stampa dei bollati e agli adempimenti Iva; la responsabilità dei dati contabili è quindi concentrata nell’ufficio contabilità.
Esiste anche la possibilità di avere una visione mista della contabilità, ad esempio intesa come contenitore per i dati provenienti dalle vendite commerciali, e punto di imputazione degli acquisti. Questo potrebbe essere ad esempio il caso di un’azienda di servizi che non intende gestire il ciclo Acquisti e quindi imputa direttamente in primanota i dati relativi alle fatture ricevute.
Piano dei conti
Può essere strutturato su più livelli, a scelta dell’utente, fornendo un’ottima capacità di adattamento alle diverse realtà aziendali. L’imputazione dei dati avviene sui conti e questi confluiscono su mastri di raggruppamento. Ogni conto dovrà essere associato ad un mastro di livello 1, i quali a loro volta potranno essere associati ad un mastro di livello superiore (fino a un massimo di quattro livelli) o direttamente alla sezione di bilancio. Conti e mastri sono codici alfanumerici, quindi il piano dei conti può essere definito anche utilizzando codici descrittivi, ovvero carattere. Questo risulta particolarmente utile per quelle aziende che desiderano gestire le anagrafiche clienti/fornitori con codici alfanumerici anziché numerici.
Dall’anagrafica conti è possibile accedere direttamente ai saldi aggiornati, definire se si intendono gestire o meno le partite aperte per il singolo conto e, non in ultimo, associare al conto un modello di comportamento per il passaggio dei dati contabili in analitica. Questo passaggio può avvenire in maniera automatica o manuale o, ancora, è possibile escludere la gestione analitica da particolari conti.
Causali
La gestione contabile di Ad Hoc Revolution si basa sulla definizione di causali, ovvero modelli di comportamento delle registrazioni che possono essere richiamate dalle varie gestioni: il caricamento di registrazioni in primanota o il caricamento di distinte, per fare due esempi, non solo risulteranno più veloci, ma anche eseguibili da utenti non esperti.
Aliquote IVA
L’archivio dei codici IVA contiene le aliquote IVA (con l’eventuale percentuale di indetraibilità) ed i codici di esenzione utilizzati per registrare gli acquisti, le vendite, i corrispettivi e le informazioni necessarie al programma per risolvere casi particolari quali l’aggiornamento monte acquisti per la ventilazione IVA, la gestione plafond fisso o variabile, calcolo del prorata, applicazione bolli in fattura, elaborazione della dichiarazione IVA periodica e contabilizzazione di fatture passive intracomunitarie.
Incassi e Pagamenti
Si può effettuare la chiusura contemporanea di più incassi/pagamenti tramite rimessa diretta/bonifico; questo anche per partite di valute differenti.
La procedura calcola eventuali abbuoni e differenze cambi ed effettua automaticamente le relative registrazioni contabili.
Gestione partite e scadenze
La registrazione in primanota di una fattura non pagata o non incassata genera una partita aperta a cui corrispondono, a seconda del tipo di pagamento, più scadenze; se ad esempio il pagamento prevede tre ricevute bancarie a 30, 60, 90 giorni, la procedura genererà una partita con tre scadenze collegate, che confluiscono in un archivio necessario alla pianificazione degli incassi e pagamenti. Le rate da incassare e pagare possono essere modificate, divise, e accorpate ad altre scadenze.
è possibile stampare l’estratto conto clienti/fornitori, l’avviso di bonifico a fornitore ed elaborare il cash flow, al fine di produrre delle visioni dei flussi di cassa/banca dell’azienda.
