Nella gestione della contabilità analitica i costi ed i ricavi vengono classificati su voci che a loro volta vengono imputate sui centri di costo o ricavo di riferimento. Questo permette di avere una modalità di rilevazione dei dati all’interno della contabilità analitica integrata con la contabilità generale, garantendo la congruità dei dati tra le due gestioni.
Per tutti i conti di costo o di ricavo utilizzati in contabilità generale, (che andranno ad aggiornare i dati di contabilità analitica, è possibile definire un criterio di ripartizione e di destinazione sulle voci e su centri di costo o ricavo, facendo così nascere un legame fra le due contabilità.
All’interno del modulo di contabilità analitica è sufficiente predisporre un archivio delle voci di costo o ricavo che verranno poi associate ai rispettivi centri di costo o ricavo, che rappresentano la più piccola unità contabile su cui imputare tali voci.
I centri di costo o di ricavo possono essere:
- finali, in cui vengono imputate le voci sicuramente di competenza e che non devono essere più ripartite con alcun altro centro di costo o ricavo
- intermedi, che ricevono sempre le voci di costo o ricavo, ma di competenza indiretta poiché il centro di costo o ricavo dovrà essere ripartito su altri centri di livello inferiore fino a giungere a quelli finali
- transitori, che permettono di effettuare l’associazione in un momento successivo.
Dai movimenti di contabilità generale l’aggiornamento delle voci e dei centri di costo o ricavo può avvenire in modo automatico o semiautomatico: nel primo caso l’operatore conferma la registrazione di primanota e contemporaneamente vengono aggiornati i dati di analitica, in base all’associazione fatta tra conto di contabilità generale, voce e centro di costo o ricavo e parametro di ripartizione; nel secondo caso l’operatore ha la possibilità di modificare o caricare al momento le voci e centri di costo o ricavo da associare ai conti di costo/ricavo utilizzati nella registrazione di primanota.
E’ comunque possibile gestire la contabilità analitica separatamente dall’imputazione della contabilità generale attraverso un’apposita funzione.
Bilanci di analitica
L’utente può ottenere diverse tipologie di bilanci di analitica: per voce, per centro di costo e per commessa.
Nel bilancio per voce e centro di costo/ricavo viene riportato ad esempio l’elenco dei centri di costo/ricavo a cui ogni singola voce è stata associata, con i relativi totali per centri di costo/ricavo. Il bilancio per conto e centro di costo/ricavo permette invece, partendo dal conto di contabilità generale, di risalire all’elenco dei centri di costo o ricavo che sono stati imputati su di essi. Il bilancio di commessa, inoltre, riporta, per ogni commessa/cantiere, l’elenco delle voci di costo o ricavo e dei centri di costo o ricavo che sono stati associati alle commesse stesse.
Analisi scostamenti
Il modulo può essere utilizzato anche come strumento di programmazione in quanto permette all’utente di inserire dei movimenti a carattere previsionale in modo tale da poter verificare se le ipotesi fatte all’inizio della gestione si sono verificate e, in caso contrario, in quale misura si sono discostate. La determinazione degli eventuali scostamenti, per centro di costo ricavo o commessa, diventa così il primo passo per la gestione di un’azienda volta sempre a migliorarsi.
