Contabilizzazione Acconti
ad hoc Revolution consente la gestione degli Acconti Ricevuti o Emessi contestualmente all’emissione/ricevimento di un documento (ordine, D.D.T. o fattura). Tali acconti devono essere imputati nell’apposito campo “Acconto Contestuale” presente sulla maschera dei documenti.
Nel momento della creazione di un documento mediante la funzione di importazione presente sulla maschera dei documenti (ad esempio la creazione di una fattura differita da un D.D.T. sul quale erano stati imputati degli acconti contestuali), gli acconti riscontrati sui documenti di origine vengono riportati nel campo “Acconti Precedenti”. Questo non vale nel caso di importazione di un ordine (a meno che non si tratti di una Caparra), in quanto il ricevimento di un acconto precedente alla consegna/erogazione di un bene o servizio deve essere fatturato con una Fattura di Anticipo, che andrà importata con segno negativo nella fattura differita (e perciò andrà essa stessa a modificare la creazione delle partite).
La funzione di contabilizzazione acconti deve essere lanciata prima di contabilizzare i documenti sui quali sono stati importati acconti precedenti. Nella maschera della gestione contabilizzazione acconti vengono visualizzati tutti quelli ancora da contabilizzare e che corrispondo ai filtri di selezione impostati (le righe fanno riferimento ai documenti sui quali sono presenti gli acconti contestuali, non acconti precedenti).
La causale e la contropartita utilizzata per la registrazione degli acconti possono essere modificate accedendo alla scheda “Contropartite”. Vengono proposti i valori predefiniti indicati nei Parametri Vendite e nei Parametri Acquisti degli Archivi Generali. Il tipo pagamento utilizzato per la generazione delle partite di acconto è quello definito nei Parametri Distinte degli Archivi generali e quindi non potrà che essere Rimessa Diretta (unico valore ammesso nel campo “Pagamento per abbuoni/anticipi” dei Parametri Distinte).
Le partite generate con la funzione di contabilizzazione degli acconti saranno di tipo “A” (Acconto) e avranno come numero partita “Esercizio/Acconto” se presenti su documenti diversi da Fattura. Gli acconti contestuali alla registrazione delle fatture vengono invece contabilizzati con numero partita uguale a quello delle partite di creazione generate per la differenza tra Totale Documento e Acconto ricevuto/pagato.
Dopo aver contabilizzato gli acconti è possibile contabilizzare i documenti. Si è già detto che la contabilizzazione degli acconti, registrati su documenti diversi dalle Fatture, dà origine a partite generiche di tipo “A” con numero partita del tipo “2004/Acconto”. La contabilizzazione della fattura (sulla quale sono presenti “Precedenti Acconti”) comporta l’assegnazione di un nuovo numero alla partita di acconto generica: viene assegnato un numero uguale a quello della partita generata dalla fattura. Oltre alla scadenza pari alla differenza tra totale documento e acconti ricevuti ne sarà generata una di segno contrario pari all’importo delle partite di acconto.
Esempio:
DT di vendita (2004): Acconto contestuale di 500 € a fronte di un totale documento di 5.500 €.
La contabilizzazione degli acconti genera una partita di tipo “A” (Acconto):
| Numero Partita |
Segno |
Importo |
Pagamento |
| 2004/Acconto |
A |
500 € |
RIMESSA |
FT con Import da DT: L’acconto di 500 € viene riportato nel campo “Precedenti Acconti”.
La contabilizzazione della fattura comporta l’assegnazione del numero partita all’acconto generico, la creazione di una partita di segno contrario con importo pari all’acconto ricevuto e la creazione di una partita di importo pari alla differenza tra totale documento e acconto:
Dopo la contabilizzazione della fattura, supponendo che questa abbia numero documento 636/KW e pagamento Ri.Ba. a 30 gg, la partita collegata alla registrazione contabile dell’acconto diventerà:
| Numero Partita |
Segno |
Importo |
Pagamento |
| 2004/000636/KW |
A |
500 € |
RIMESSA |
Mentre le scadenze collegate alla registrazione contabile della fattura saranno:
| Numero Partita |
Segno |
Importo |
Pagamento |
| 2004/000636/KW |
D |
500 € |
RIMESSA |
| 2004/000636/KW |
D |
5.000 € |
RIBA |
La maschera della funzione Contabilizzazione Acconti permette di selezionare, con vari criteri, sia gli acconti ricevuti da clienti sia quelli emessi a favore di fornitori non ancora contabilizzati. Per verificare quali acconti devono ancora essere registrati in primanota, è sufficiente accedere al Sottomenu “Stampe Documenti” del modulo vendite o del modulo acquisti e lanciare la stampa degli acconti ancora non contabilizzati.
+ Tipo Acconti
Si possono contabilizzare gli acconti di tipo cliente (presenti sui documenti di vendita) selezionando la voce “Ricevuti”, o quelli di tipo fornitore (presenti sui documenti di acquisto) selezionando la voce “Emessi”.
Se sono stati inseriti Acconti Contestuali su Note di Credito, questi saranno contabilizzabili come “Ricevuti” anche se pagati ai Clienti o come “Emessi” anche se ricevuti da Fornitori.
2 Documenti Emessi fino al
Verranno considerati solo i documenti con data (documento) antecedente o uguale a quella impostata in questo campo. Il valore predefinito è la data di sistema.
2 Cliente/Fornitore
Valorizzando questo campo saranno considerati solo gli acconti relativi ad un certo cliente (nel caso di acconti “ricevuti”) o fornitore (nel caso di acconti “emessi”).
2 Valuta ed Utente
Tramite questi campi è possibile filtrare per codice valuta dei documenti ed eventualmente per codice utente (utente della procedura che ha provveduto al caricamento dei documenti).
Dopo aver imputato i filtri dei documenti da considerare, l’utente può visualizzare tutti gli acconti relativi, selezionare singolarmente o globalmente gli acconti ricercati, scegliere la data di registrazione e procedere alla contabilizzazione.
; Ricerca
Premendo questo tasto verranno visualizzati, tutti gli acconti contestuali presenti su documenti che corrispondono ai criteri di selezione impostati.
L’utente ha quindi la possibilità di selezionarli tutti, mediante l’opzione presente sul piede della maschera, oppure può scegliere di limitare la contabilizzazione solo ad alcuni acconti attivando il check della colonna a sinistra solo su determinate righe.
; Documento
Questo bottone consente di accedere direttamente al documento con acconto contestuale relativo alla riga sulla quale si è posizionati.
+ Contabilizzazione
La data di contabilizzazione può essere unica per tutti gli acconti, ed in questo caso l’utente ha la possibilità di impostarla, oppure ogni acconto può essere contabilizzato con la data di registrazione del documento.
; OK
Premendo questo tasto si procederà alla contabilizzazione degli acconti selezionati.
Nella scheda Contropartite sono riportate le Causali Contabili e il conto di contropartita da utilizzare per Acconti Incassati e per Acconti Pagati: i valori predefiniti sono quelli presenti negli archivi Parametri Vendite e Parametri Acquisti degli Archivi Generali.
